مدیریت زمان یا (time management) به مجموعه عملیات هایی گفته میشود که برای نظم دادن و برنامه ریزی زمان و چگونگی طبقه بندی زمان برای انجام کارها و وظایف تعریف شده برای انجام در آن میزان زمان خاص می‌باشد. مزیت اصلی مدیریت زمان به هوشمندانه عمل کردن در میزان زمانی خاص می انجامد و بلکه این امکان را فراهم میاورد که کار یا وظیفه ی تعریف شده را در مدت زمان کوتاه تری انجام دهید. با مدیریت زمان کارایی شما افزایش میابد فلذا از اضطراب های ناشی از کمبود وقت ویا به تعویق افتادن پایان کار رهایی میابید.

تمرکز اصلی مدیریت زمان روی نتایج حاصله از فعالیت های انجام شده در مدت زمانی محدود است، نه تمرکز بر فعالیت های انجام شده در آن مدت زمان. به تعبیری دیگر، فعال بودن و مشغول به کاری بودن به معنای موثر بودن نیست و درصورت گرفتن خروجی مطلوب، میتوان آن فعالیت را فعالیتی موثر و با خروجی خواسته شده دانست.

عوامل جلوگیرنده ی مدیریت زمان

از عوامل جلوگیرنده ی مدیریت زمان انجام چندین فعالیت در مدت زمان محدود است که به آن چند فعالیتی یا multitasking میگویند. انجام فعالیت های مختلف جلوی نتیجه گیری تمام آن فعالیت ها را میگیرد در حالی که با مدیریت زمان، میتوانید آن فعالیت ها را بر اساس اولویت نیاز طبقه بندی کرده و در زمان های مختلف به آن ها پرداخته و از تمامی شان نتیجه ی مطلوب خاص آن فعالیت را بگیرید.

بهره وری درست از مدیریت زمان

با مدیریت زمان بهره وری شما افزایش، توانایی شما بیشتر، اضطراب شما کمتر و تمرکز شما بر روی فعالیتی که به آن مشغول هستید رشدی صعودی خواهد داشت. همانا با افزایش توانایی‌ که شما در آن فعالیت کسب کرده اید، فرصت های بیشتر برای پیشرفت و رسیدن به هدف نهایی خود نصیب شما میشود.

البته اگر شما مدیریت زمان مناسبی به کار نگیرید، کارها و اهدافی که برای دسترسی برای خود چیده‌اید قطعا عقب میافتند، کارایی شما کاهش میابد، کیفیت همان مقدار کاری و فعالیتی هم که انجام داده اید کم میشود و به طبع تمامی این نامطلوبی ها، از توانایی شما در آن زمینه ی خاص کاسته شده و اعتماد اطرافیان در آن زمینه به شما نزول پیدا میکند. تمامی این اثرات بد شکست در مدیریت زمان بباعث افزایش اضطراب به حد زیادی میگردد. برای مدیریت زمان شما باید ابتدا ارزش زمان را درک کنید. برای این موضوع به ورزشکار دو و میدانی در رشته ی دوی صدمتر فکر کنید که در المپیک مقام دوم را بدست آورده. این مقام لایق و شایسته است اما صدم ثانیه ای او را از دست یابی به مقام اول بازگذاشته. این فقط ارزش یک صدم ثانیه است؛ حالا خود شما این صدم ثانیه را به ثانیه، دقیقه، ساعت، روز، هفته، ماه و سال تعمیم دهید و ببینید ارزش چندین میلیون صدم ثانیه که بدون مدیریت زمان آن ها سپری میکنید چقدر است!

اولین گام های مدیریت زمان آن است که شما بدانید کدام کار نسبت به دیگری اولویت زمانی دارد. حال به تفکیک تمام کارها و فعالیت های خود بپردازید. سپس زمانی مشخص برای انجام هر فعالیت به آن اختصاص دهید. میتوانید با این چند گام ساده به اولیه های مدیریت زمان دست یابید.

بیشتر بخوانید: نیروی درون

بهترین روش ها برای مدیریت زمان

حال اگر بخواهیم گام های اولیه ی مدیریت زمان را موشکافانه بررسی کینم و به تحلیل آن ها بپردازیم، میتوانیم به این دسته بندی رجوع کنیم:

فهرستی از تمام کارها و فعالیت هایی که نیاز به انجام داریم را تهیه کنیم
اهدافی که از انجام این فعالیت ها میخواهیم بدست آوریم را تعیین کنیم
کار ها و فعالیت ها را دسته بندی کنیم و به آن ها اولویت بدهیم
حواس پرتی هایی که منجر به دوری ما از فعالیت ها یا پروسه ی فعالیت ها میشود را از خودمان دور کنیم
از اهمال کاری جلوگیری کنیم و سهی کنیم کارها و فعالیت ها را در زمانی که تعیین کرده ایم انجام دهیم
بیش از حد توانایی خود برای خود فعالیت تعریف نکنیم که از انجام آنها باز بمانیم
چندکارگی همزمان یا multitasking را کاملا کنار بگذاریم
حتما زمانی را برای بازیابی و استراحت برای خود تایین کنیم
برای هرکاری زمان خاص و مورد نیازش را تعیین کنیم
تمامی این 9 مورد را بنویسیم

برای مدیریت زمان تکنیک های مختلف علمی هم موجود است و دانشمندان و محققان برای دستیابی به بیشترین بازده انسان ها راه ها و تکنیک ها و روش های متعددی را پیشنهاد کرده اند که میتوان از جمله آنها به "روش پومودورو" و "تکنیکGTD" و "تکنیک تمرکز فرانکلین کاوی" را نام برد.

مدیریت زمان چیست ؟